“企业信息化,从OA开始。” 这句话在中国的企业内曾经被广泛流传,这是由联想集团最初提出的。OA系统就是用网络和OA软件构建的一个单位内部办公平台,用于辅助办公,实现单位内部的协同管理,提升人与人、部门与部门之间的管理和办公效率,实现对信息资源的高效利用,最大限度地提高工作效率和质量。
OA系统具有以下几点优点:
1、方便文件传阅管理
利用OA系统,领导可直接阅读、审批和修订,解决了因修改文件草稿而浪费大量纸张的问题,电子文件在可同时向多人传阅,缩短了文件传阅的周期,降低了纸质文件丢失的可能。
2、方便促进信息共享
OA系统拥有各部门共享信息资源的平台,员工可通过系统及时了解最新信息,有利于部门之间的沟通与合作。检索功能也为员工快速查找文件资料提供了极大的便利,从而提高搜集文件资料的效率。
3、提高企业行政管理水平
OA系统能高效地查看各个部门、员工的日程安排、办公情况以及会议室、车辆和办公用品的使用情况,并具有催办督办和自动提醒的功能,防止了延误业务办理时间的情况。此外,在OA系统上处理的流程步骤都留有审批痕迹,具有可追溯性,方便日后的查阅和管理。
4、提高工作效率
信息传递、日程安排等功能,提高了员工之间的协作效率与沟通能力,使团队具有更快速高效的反应力。工作论坛等模块,及时有效地加强了领导与员工之间、员工与员工之间的交流和互动,员工之间互相学习,取长补短,促进了业务水平的提高也增强了团队合作精神。
5、推进办公自动化
借助先进计算机和网络信息技术,实现了高效、安全、规范地处理办公事务,大幅度提高工作效率和服务质量。也为各级领导进行宏观管理提供了高效、便利的服务,为科学决策提供了参考依据,从而构建一套科学的管理模式。
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